会議を効率よくする方法 〜会議のための会議をやめよう！〜
どーも！青空コーヒーです！
みなさんは、会議を無駄だと思ったことはありませんか？
僕はしょっちゅう思います。笑
研究室の輪講も、せっかく全員集まってもやることはそんな大したことではないですし、
いまはインターネットが普及したスピード社会。
なによりも効率化を求められたりします。
先を越されては成果を奪われるビジネス社会です。
なので、どの会社もどんなサークルでも、会議の効率化をしたいとは思っています。
なのに、気付いた時には会議のための会議をしてしまったり...
一体どうすれば効率良い会議を行うことができるのでしょうか。
今回は会議の効率化について。
テーマは、
「会議を効率よくする方法 〜会議のための会議をやめよう！〜」
です！
目次
なぜ会議を行う？
まず、なぜ会議をしているのか考えましょう。
どんな会議も、会議をすればゴールではありませんよね。
会議の先に、きっと続きがあるはずです。
そして、その続きはどこにつながっているのでしょうか。
おそらく、「会議の参加者の確認・納得・判断のため」なのが最も近い会議の結果なのですが、
会議に参加はしていないが、会議の結果を聞く必要のある上司や同僚、承認者のためでもあります。
でも、彼らのための会議ではないですよね。
会社は利益を上げることが存在目的です。
ゴーイングコンサーンと呼ばれるやつです。
では、どうやって利益を上げるのか。
それは、お客さんに価値提供をすることで、その対価をもらうからです。
つまり！
全ての会議はお客様に通じる！
これは忘れがちですよね。
会議の効率化をしたい！というのが、手段の目的化になりすぎないように気をつけて、以後の記事は読むようにしてください。
無駄な会議とは？
それでは、いま行なっている無駄な会議とは、果たしてどんな会議のことなのでしょうか。
無駄な会議とは？というテーマで、自分なりにリストアップしてみました。
- 会議のための会議
- 会議のための資料作り
- だらだらと続く会議
- 話が脱線する会議
- 何も決まらない会議
- 偉い人だけが喋っている会議
- 目的がない会議
- 時間を守らない会議の
- 参加する必要のないメンバーがいる会議
- 資料が多い会議
- 会議場所が決まっていない会議
僕はまだ社会人ではありませんが、何をしに会社に行っている？というくらい会議ばかりという会社もあるそうですね。
もちろん、人との対話は大切です。コミュニケーションがビジネスの基本だとは僕も思います。
ですが、ビジネスを広げていく上では、ずっと止まっているわけにはいきませんよね。
もっと幅を広げていくためには、やはり効率化は避けては通れません。
会議の種類
会議の効率化を考える前に、まずはどんな会議の種類があるのか考えていきましょう。
僕個人の考えですが、おおよそ2つに会議の種類は分かれると考えます。
創発会議
創発会議とは、なにかを生み出すための会議です。
企画を考えたり、解決策を考えたり、データからなにが言えるかを考えたり。
創発会議の結論は、なにかを生み出すことです。
そのために、ある程度時間を確保して、十分にアイデアを発散させて対面で話す会議です。
サークルでよくやるのは、ブレストだったり、対策会議だったりでしょうか。
定型会議
定型会議は、連絡や報告、交渉、調整、意思決定を行うための会議です。
連絡や報告は、共有が目的で、
交渉・調整・意思決定は、判断が目的です。
アイデアを出すための会議とは一線を画します。
この創発会議と定型会議は、共通する部分も多いですが、効率化のステップとしては異なる部分もたくさんあります。
この2つを混ぜないようにすることが、非常に重要です。
いま行なっている会議は創発会議？定型会議？と確認することがスタートです。
効率良い会議を行うためには？
それでは、効率良い会議を行うためには、一体どうすればいいのでしょうか。
会議前、会議中、会議後に分けて考えていきましょう。
会議の必要性を考える
まずは、そもそもですが、会議をやる必要性があるのかということを考えましょう。
先ほども言いましたが、お客さんから利益をいただくことで会社は成り立ち、社員は給料をもらっています。
当然、会議をすること自体がお客さんからの利益に値するものでなければなりませんよね。
そして、人が集まることってけっこう大変ですよね。
労力も時間もかなり割きます。
その労働コスト、時間コストに値する会議でなければ、その会議はやる必要性はありません。個人での相談、メールで解決するくらいのレベルです。
わざわざ複数人、しかも時間と声を合わせて集まるぐらいの議題なのかどうか、それをまずはしっかり検討しましょう。
そうすることで、なぜ会議をするのか、という目的意識を明確に持つことができます。
議題は1日前にメンバーと共有する
必ず会議の議題は、1日前にはメンバーに共有しましょう。
最低でも1日前です、もっと早くても問題ないです。早すぎることはあんまり多くはないと思うので、そこは置いておきますね。
なぜ早めに共有するのかというと、参加メンバーに自身の意見を持ってきてもらうためです。
事前に議題に目を通すことで、参加メンバーは議題に対する意見や提案を考えることができます。
そして、会議の流れも把握しているので、会議の参加者全員が会議の目的にむけて効率的に動くことができます。
これは特に創発会議では必須ですが、定型会議でも重要な段階です。
定型会議には役職のある方が参加することが多くなります。そういう方はもちろん忙しく、同時に様々なことを考えていますから、効率を求めます。
そういう方にあらかじめ検討事項を伝えておくことで、定型会議もスムーズに進むようになります。
会議の場で検討と判断をさせるのではなく、会議前に検討してもらい、会議中に確認して判断という流れを作ると効率よくなります。
参加人数は必要最小限にする
これも重要です。
会議の参加人数は、必要最小限に絞りましょう。
例えば、企画会議にメンバー全員である20人が参加しているとします。
果たして、この会議は効率的に進むでしょうか？
おそらく否です。
というのは、全員が言いたいことを言える場ではなくなるからです。
ここには人間関係とかも入りますが、発言者がかなり絞られてしまうからです。
全員が意見を言わないのであれば、意見を言わない傍観者はなぜ会議に参加しているのでしょうか。
その人にとって、労働コストと時間コストに見合う会議なのでしょうか。
会議においては、1人でもそういう傍観者を出してはいけません。
会議の参加人数は最大でも8人に絞り、その人がいなくては会議の意味がないというレベルまで人の選定をしましょう。
会場準備を抜け目なくする
会議内容に直接は関係することの少ないことは、絶対に抜け目なくしましょう。
例としては、会議時間、会議場所、資料などです。
当たり前なんですけど、ここができてないとそもそもの信用度合が下がりますし、会議のモチベーションも低下してしまいます。
会議を準備する人は、細かいことではありますが、会場準備は抜け目なく行いましょう。
本音で対等な会議を行う
会議中の注意事項に移ります。
会議中は、本音で対等な会議を心がけましょう。
いや、これがすごい難しいんですけどね...笑
どうしても偉い人の意見が優先されがちです。
それは権限の問題もそうですが、単純に知識や経験値、勘も含まれた上での話です。
いろんな経験をしているからこそ責任ある立場にあるのが偉い人。
なので、大抵の場合は意見は正しいと思います。
しかしそれでは、他の人にとっては会議に参加する意味がありません。
会議に参加する以上、参加メンバー全員が会議に参加しなければいけない理由があります。
ただ上司の言葉に頷く人は、会議に参加する必要はありません。
会議に参加するのであれば、しっかりディスカッションを行わないといけません。
その際に、立場も経験値も関係ないです。
立場が低いからこそ、経験値がないからこそ、新しい角度から風を吹かせることができるかもしれません。それが会議に参加する理由かもしれません。
参加メンバーは全員が本音で対等な討論を行えるように、ファシリテーターは十分に配慮しなければいけません。
また、アイデアを匿名化するというのも有効な方法です。
なにがよいかと言うと、アイデアをメモとして発散することができるので、匿名化することができるという点です。
つまり、新人であっても優れたアイデアであれば発掘される確率がグンと上がります。
かなり対等な議論に最初から設定することができますよ。
どんなアイデアにも疑問を投げかける
なぜそのアイデアが浮かんだのか
どんなメリットやデメリットがあるのか
リスクマネジメントに問題はないのか
あとから、これじゃダメじゃん...となる前に、早いうちにいろいろと確認しておく方がいいです。
そのためには、なるべくデータに基づいた議論を心がけるとなおよいです。
会議時間は90分以内にする
人の集中力は90分までと言われることが多いですよね。
会議時間は、長くても90分を目安に設定するといいです。
どうしても今日じゃないといけないという場合もあるかとは思いますが、
基本的には設定時間を超えたら、次回に持ち越す方がいいですよ。
無理に長く会議をしたところで、アイデアというのはなかなか限られた時間の中では生まれないことが多いですから。
アクションプランを作成する
会議の終盤では、次回会議の議題に合わせて、アクションプランを設定しましょう。
次回会議の議題は、おそらくそんなに時間をかけずに決まるでしょう。
なので、アクションプランに時間をかけることが大切です。
アクションプランとは、誰が何をするかというのをまとめた全員のタスクリストという感じです。
かなり具体的に、誰がいつまでに何をするのか、というのを議事録にも書いてまとめてしまうのです。
こうすることで、指定された人は、指定されたタスクを、期日までに、こなさなければいけなくなります。
担当者としての義務が会議で発生したことになります。
タスクをうやむやにして、会議の後に担当者を決めるのとは、大違いです。
実際、僕のサークルでの実体験ですが、アクションプランを議事録に入れることで、誰が何をしているのかというのもすぐにわかりますし、確実にタスクをこなすことが多くなりました。
大切なのは、アクションプランをもとに進捗管理をする責任者がいるということです。
通常は会議の責任者と同じになることが多いですが、その責任者が全体のタスクや進捗を確実にチェックしていくことが重要です。
会議の反省を簡単にする
本当に短時間で構いません、必ずその会議の反省をその会議中にしてしまいましょう。
鉄は熱いうちに打て、もうまさにその通りです。
ですが、改善点ばかりあげても嫌な会議という印象になってしまいます。
なので、良かった点もみんなで共有して、さらによい会議にするためにはどうすればいいか、というのを簡単に意思共有するとよいです。
30秒でわかる議事録概要を作る
あとは議事録ですね。
まず、議事録は遅くとも2日以内に会議に参加していないメンバーにも共有するようにしましょう。
これはもちろん、早いに越したことはありません。
そして重要なのが、30秒でわかる議事録を作ること。
議題
結論
アクションプラン
次回会議議題
これだけなら、30秒くらいで読んで、その会議の概要を理解できそうですよね。
議事録の最初に、この4つだけがまとまったものを1ページで作ってみてください。
議事録を読む気にならない人も、これで読みたくないとは言えなくなるはずですよ。
その他の特徴的な会議のコツ
これらの他にも、たくさん会議のコツがありました。
資料やパワポは、内部報告のための資料作りですよね。
でも、それは会社にとって無駄だ、という考え方もあります。
もちろん、内部報告がおろそかにならない状況であるのが前提ですが。
また、定型会議と創発会議では、使う脳の働きが違います。
意思決定は朝に行い、記憶に関する部分が活発になる夕方は創発会議が適している、これは理にかなっているかもしれません。
さらに、上司が会議の中盤からいなくなることで、より対等な議論を行えるかもしれません。
上司には意思決定や方針修正のためだけに会議に参加してもらうのは、お互いにとっていい方法だと言えます。
まとめ
いかがでしたか？
日本では、まだまだ「会議＝定型会議」のように聞こえています。
定型会議をいかに業務連絡として、時間コストや労働コストを積極的に削減して、アイデアベースの会議に比重をかけることができるか。
これが日本企業の課題かなと思います。
もちろん企業規模は関係します。
ベンチャー企業であれば人数も少ないことが多いでしょうし、積極的にシステム変更して効率よく行うことができると思います。
ですが、人数が多くシステムきっちりしている大企業では、変えられないことも多いでしょうし、必然的に会議数も多くなってしまうかもしれません。
しかし、小さなチーム単位で効率化することはできるはずです。
思っているだけではなく、小さなことから実行してみてはいかがでしょうか。
それでは！
