青空の下でコーヒーを

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GTDのやり方・実践してみて感じたこと

どーも!青空コーヒーです!
 
みなさんは、タスク管理はしっかりできていますか?
 
僕はGTDという方法を知ってから、やりたいこと、やるべきことにしっかりと手をつけてこれました。
 
今回はそんな、GTDという手法と、それをやってみた実体験についてまとめます。
テーマは、
GTDのやり方・実践してみて感じたこと」
です!
 
 
 
目次
 
 
 

GTDとは?

まず言葉の紹介と、概要について。
 
GTDとは、Getting things doneという言葉の略です。
本が以前紹介されて、そこから有名になったタスクマネジメント方法です。
 
GTDは、タスクの分類実行の2段階のうち、実行を容易にするために処理に注目した方法です。
 
いかにタスクを分類するか、ということに着目しています。
 
 
 

タスク分類

それではまずは、タスク分類です。
 
0. タスクをinboxに入れる
 
1. 行動を起こす必要が本当にあるかどうか
ある → 2へ
ない → ゴミ箱へ
 
2. 実行可能かどうか
可能 → 3へ
不可能 → ゴミ箱へ
 
3. 次にとるべき行動は複数かどうか
1つだけ → 4へ
2つ以上 → 細分化してから、それぞれ4へ
 
4. 2分以内に処理できるかどうか
処理できる → すぐに終わらせる
処理できない → 5へ
 
5. 他人に任せるべきかどうか
他人 → すぐに依頼する
自分 →  6へ
 
6. 特定の日にやるべきかどうか
特定日あり → プロジェクトに書く
特定日なし → 次にやることリストへ
 
 
 
 
1,2に関してはすぐに判断しましょう。
 
3は、具体的に細分化する必要があります。
報告書をまとめるという1つの作業にも、工程がいくつかありますよね。
「報告書をまとめる」を1つの作業として捉えて、決められた時間内に終えることができるのであれば、それは細分化する必要はありません。
 
重要なのは、決められた時間は自分が設定をすること
15, もしくは30分単位で処理できるのが1つのタスク、としていることが多いです。
ですがこれには個人差があります。自分がどれくらいの時間であれば集中して作業ができて、きっちり時間内に終えることができるのかを把握する必要があります。
 
4は、すぐに行動できる細かい作業であれば、とにかく処理することが大切です。ゴミを捨てる、ファイルを棚にしまう、もうそれくらい細かくてどうでもいい作業でもいいんです。終えることで達成感を感じることができます。
 
5も重要です。特に管理する立場になればなおさらです。
物事には適任者がいることが多いです。
適任者がやることが一番ミスが少なく、効率がいいことが多いはずです。
チームでタスクを処理するということを忘れないようにしましょう。
 
最後の6ですが、特定の日にやるというのは、特定の日までやらなくていいなのか、特定の日までに終わらせるなのかで意味が違います。
ここでは、特定の日までやらなくていいという立場にあたります。
特定の日までに終わらせる場合は、すぐに行動に移さないといけない場合が多いと思いますので、プロジェクトに移して順に処理するようにしましょう。
 
プロジェクトとは、やることをひたすら書いたタスクリストのことです。
 
 
 
そして飛ばしたのですが、0が一番大切です。
やらないといけないタスクをinboxという場所にまとめるのが大前提です。
ここで漏れなくタスクを書き出すことが大切です。
 
「トリガーリスト」とネットで調べてみてください。
やらないといけないことを質問形式で自分に問いかけることができます。
inboxにタスクをまとめてから、1つずつ処理作業に回していきましょう。
 
 
 

タスク実行

分類したタスクは、あとは実行するだけです。
 
基本的には、プロジェクトに書いたタスクをひたすら処理するだけです。
 
まぁそれが難しかったりするんですけどね〜笑
 
 
 
 
 

GTDの注意点

それではGTDでよく言われている注意点をまとめていきます
 
inboxは公私混同する
これはけっこう重要です。
inboxに入れるタスクは全てです。仕事も、プライベートも混ぜましょう。
 
混ぜると、いろいろごちゃごちゃしない?と思われるんですけど、けっきょくタスク分類の段階でしっかり分類されるんですよね。
 
そのあとにプロジェクトのタスクリストに書く際も、おそらく自分で勝手に書き分けると思います。
 
 
 
inboxで重要なのは、タスクを漏れなく書き出して、頭の中のモヤモヤをなくすことです。
 
頭の中がスッキリしていれば、余計な心配をせずにタスクの実行に集中できます。
 
なので、inboxに書き出す際にとにかく漏れなくすることが大切です。
 
 
inboxには戻さない
やらなかったタスクをinboxに再び書いてしまうこともよくあります。
しかし、一度inboxに書いたタスクは戻さないようにしましょう。
 
一度戻してしまうと、戻すことに罪悪感を感じずに、それが習慣化してしまいます。
 
プロジェクトに書いたタスクは必ず処理するようにしましょう。
 
 
 
タスクは動詞にする
タスクがたとえば、
「報告書まとめ」
 
と、
 
「報告書をまとめる」
 
だと、動詞で終わらせる方がタスクを処理しようという意識が感じられますよね。
 
タスクは必ず動詞で終わらせるようにしましょう。
 
 
処理と実行は同時には行わない
タスクを分類しながら実行はしないようにしましょう。
 
なぜかというと、タスクの実行段階でとにかく集中して作業するためです。
 
例外としては、先ほどの「4. 2分以内に処理できるかどうか」です。
 
これだけはすぐに終わらせてしまいましょう。
2分で終わることにはあまりエネルギーは使いませんし、逆にすぐに終わらせないとスッキリしません。
 
 
タスクをやる環境や時間を意識する
タスクをやるときは、その環境や時間を意識しましょう。
 
特に時間は大切です。
ゴールデンタイムと呼ばれる時間が誰にもあります。
その時間に集中してタスクを処理するようにしましょう。
 
 
 
タスクの区別をつける
タスクはしっかり区別をつけることが大切です。
 
3. 次にとるべき行動は複数かどうか」の段階で、前の作業に戻ることがないようにすることが特に大切です。
 
一度修正して、次の作業をしたあとにまた修正、というのはけっこう効率悪いですよね。
 
あくまでもGTDは効率化のために行なっています。
 
なので、効率が悪いことはどんどん削減していきましょう。
 
 
 
タスクのゴールと次の行動を考える
タスクの終了が終わりではないですよね?
 
タスクが終われば、次のタスクが生まれるはずです。
タスクをただ終わらせるのではなく、その先まで目を通せるようになると、長い目で見て効率化につながります。
 
 
 
やらないことリストを作る
これは絶対やらないぞ!というリストを作るのも有効な手段です。
 
例えばゲームは絶対しない!とか、夜に動画は見ない!とかです。
 
タスクの実行を妨害するような、どうしてもやめたい作業があるときは、やらないこととしてまとめるのはかなり有効ですよ。
 
 
 

GTDを実践した上で感じたこと

では、僕が実践した上で感じたことをまとめていきます。
およそ1年くらいは継続しているので、僕なりの問題点などをまとめています。
具体的なやり方に関しては、Evernoteを使って毎日タスクリストを作る、という感じです。
 
タスク処理ができないことが多い
まずは問題点から。
 
やはりなんといっても、タスクが処理できずに溜まってしまうことが問題です。
効率化したいはずなのに、タスクだけが溜まってしまうことが多いです。
 
そしてタスクが溜まってしまうと起こるのが次の問題です。
 
 
inboxに戻しがち
先ほど言いました、inboxにタスクは戻さないようにと。
 
でもやってみると、溜まってしまったタスクをinboxに戻してしまうことが多いんですよね。
 
どうせ分類しても、特に変わりはありません。またプロジェクトに戻ります。
 
しかし、またやりたくないとかそういう気持ちがまさってしまい、またinboxに戻る…というループになります。
 
なぜこういうことが起こってしまうのでしょうか。
 
 
タスク分類というタスクをやったという満足感
いやもうこれに尽きます。
 
「タスクを分類する」というタスクをやっただけで、タスクを処理したという満足感を得てしまうのが一番の問題です。
 
GTDをやればわかるんですけど、タスク分類ってかなり時間かかりますし、先のことまで考えたりすると、かなり頭を使います。
 
そして、やるべきことが整理されると、あとはやるだけだ!となって満足してしまうんです。
 
あとはやるだけなのにできないタスク。それはほとんど、いまやらなくてもいいという作業なんです。
別に緊急ではない、でもやった方が自分のためになる、そういうタスクです。
 
健康とか勉強とか、そういうタスクが多いとは感じます。
 
 
 
でも、そういうタスクをこなすことで、さらに満足感を得ることができるのも事実です。第2領域と言われる範囲のことです。
 
なので、いかにタスク実行までできるかということが重要です。
 
 
inboxは早く空っぽにするべき
まず大切なのは、inboxは常に空っぽにするということです。
 
トリガーリストでタスクを洗いざらい出したとしても、それをinboxに置きっぱなしにしてしまうと意味がありません。
 
タスクを整理して、何をしなければいけないのかということを明確にした方が、考え方も統一されるので、すぐに行動に移すことができます。
 
 
 
実行不可能の基準をしっかり考える
タスク分類の段階で気をつけるべきなのは、実行可能かどうかの段階で勝手に不可能と判断してしまうタスクです。
 
なぜそのタスクが不可能なのかは、今一度よく考えてみるべきです。
 
時間がないからできない、いまじゃなくていい、というのはかなり甘えています。
じゃあいま過ごしている時間を削ってすることは本当にできないのか、と考えると、おおよそほとんどのことはできるはずなんです。
 
もちろん何十年というスパンではできないかもしれませんが、1年というスパンであればおよそ実行することができます。
 
それをしようとしていないのは、すべて現状維持バイアスです。
 
他にも、そのために何が足りていないとかは、じゃあその足りないことを準備することは本当にできないのか、と考えるべきです。
 
 
 
勝手に実行不可能にしてしまうのは、本当にもったいないです。
 
でも、大きなことを掲げてしまうと、たしかに挑戦しづらいです。それは事実だと思います。
 
なので、そういうときはスモールステップの原理を考えてみてください。
 
 
 
 
 
タスクの細分化にこだわるべき
そして最後、実際にタスクを実行しようとしてできないことへの対処です。
 
先ほども言ったのですが、「タスクを分類する」というタスクをやっただけで、タスクを処理したという満足感を得てしまうのが一番の問題です。
 
 
では、なぜタスクの分類をして満足してしまうのはなぜでしょうか。
 
だって考えてみてください。タスクの分類をしたら、物事が非常に整理されているはずなので、とてもモチベーションも高いはずです。
 
それにも関わらず、なぜかタスクの実行段階になると躊躇してしまうんです。
 
 
 
これはまぁ僕の記事ではたくさん紹介しているのですが、やはり現状維持バイアスなんです。
 
本能的に人は、あまり行動を起こして変化を起こしたくないんです。
そういうもんなんです。
 
行動をすると、必ず次の行動をしなくてはいけなくなります。
でもそうすると、なにもしなくていいという現状からは変化が起こります。
 
人はこの変化を危険と認識する、それが現状維持バイアスなんです。
 
なので対策としては、変化を感じにくいくらいの小さな変化から始めるということです。
 
たとえば、また報告書まとめを例としますね。
 
 
報告書を上司に出すのに躊躇している人は、「上司を飲み会に誘うために声を掛ける」とかでいいんです。
 
 
報告書を書くのが嫌な人は、「報告書に適当な文字を書いて消す」をタスクにしてもいいんです。
 
 
また、報告書を見る段階が嫌な人は、「報告書のファイルを開く」から始めるのです。それをタスクにしてしまうのです。
 
 
ある行動を起こせない、起こしたくないと思っている原因は、必ず特定の行動を起こすのに躊躇しています。
 
なので、その行動をさらに細分化して、少しからでいいから手を付けるというのが非常に大切になってきます。
 
このあたりの話は全て別記事にまとめてありますので、そちらをどうぞ。
 
 
 
 

まとめ

いかがでしたか?
 
GTDは、あくまでもタスク分類に注目したタスク管理方法です。
なので問題となるのは、やはりタスク実行の段階です。
 
とにかく行動に起こすことが困難なことが多いです。
それまでの段階でできない人はあまり多くはないです。
 
なので、意識的に行動に移してみるということを心がけてみてくださいね!
作業興奮に関する記事を下に載せましたので、そちらはぜひ見てみてくださいね!
 
 
それでは!