青空の下でコーヒーを

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デスクトップを綺麗にする方法

どーも!青空コーヒーです!
 
みなさんは、綺麗にPCのデスクトップを整理できていますか?
 
学校でもビジネスでも、やはりパソコン作業が増えている現代社会。
 
綺麗なデスクトップで心地よく作業したいですよね!
 
今回は、デスクトップのまとめ方についてです。
テーマは、
「デスクトップを綺麗にする方法」
です!
 
 
 
目次
 
 

なぜデスクトップを綺麗にすべき?

そもそも論ですが、決して誰もがデスクトップを綺麗にする必要はありません。
 
それは、人それぞれやり方があるからてす。
 
しかし、僕もいろんな人を見てきましたが、デスクトップが綺麗な人は概して仕事ができる人でした。
 
 
 
なぜ綺麗なデスクトップだと仕事ができるのか。
 
僕が考えるには、
効率よく、
正確に、
探したいものを見つけられるから
というのが理由かなと思います。
 
 
だって、デスクトップが綺麗なら、おそらく別のところで整理していますし、
 
整理されているなら、だいたいどこに何があるかというのもわかるんですよね。
 
 
デスクトップがファイルでごちゃごちゃしてるのに、まとめているフォルダはめちゃくちゃ綺麗、って人は少ないかなと思います。
 
それができるなら苦労していないと思いますしね。
 
 
 
もちろん例外として、スーパー天才な人で、デスクトップに全てのファイルがあっても、どこに何があるかわかる人はいます。
 
決してゴミ屋敷に住んでいるのではなく、効率よくするためにあえて部屋を散らかしている感じです。笑
 
 
 
ですがそんなスーパー天才な方を除いた僕みたいな平凡な人は、デスクトップは綺麗にした方がいいと思います。
 
他人からの見た目的な部分もありますけどね笑
 
 
 
 

デスクトップにおける原則

まず、デスクトップには原則があります。
 
それは、ファイルをデスクトップ上に保存しないことです。
 
大量のファイルをデスクトップに置いてしまうからこそ、わけがわからなくなるんですよね。
 
なので、その対策としての前提が、ファイルをデスクトップに置かないことなんです。
 
 
 
じゃあどこに保存すればいいの?ということに関しては、簡単です。
 
自分のフォルダに保存すればいいのです!
 
表にはとりあえずファイルを見せなくすればいいのです!
 
これで他人がデスクトップを見る目は気にしなくて済む!笑
 
 
 
 
...もちろん、なにも解決してません。笑
 
ここからは、どうやって効率よく正確に、どこになにがあるのかを把握する方法をまとめていきます。
 
 
 
 

フォルダの整理方法

それでは、ここからはフォルダのまとめ方についてです。
 
僕がこれから話す内容は、GTDMECEと呼ばれる2つのマネジメント方法を合わせたものです。
 
 
フォルダはすべてinboxフォルダにぶち込む
まず、すべてデータファイルはデスクトップではなく、inboxと呼ばれるフォルダを作り、その中に入れましょう。
 
このGTDと言われる方法については、別記事に今後まとめます。
 
とりあえずこのinboxフォルダに入れて、ここを原理原則に従って分類していく。これがinbox方式と呼ばれるものです。
 
 
 
簡単に書くと、
  1. 行動を起こす必要があるかどうか、実行可能か
  2. すぐにできるか
  3. 他の人に任せるべきか
  4. 特定の日にやるべきか
という感じで分類していくのが、GTDと言われる手法です。タスクの整理をするときによく使われる手法です。
 
 
このタスクを、パソコンのデータファイルに置き換えるのであれば、こんな感じになります。
 
1.今後このファイルを参照することがあるか、保存しておべきファイルか
⇒ いらない場合はゴミ箱へ
 
2.3分以内で処理できるファイルか
⇒ すぐ終わるなら終わらせて、階層別保存へ
 
3.誰かに渡すべきファイルか
⇒ 渡すべきファイルなら、すぐに渡して、階層別保存へ
 
4.特定の期日に処理するべきファイルか
⇒ 緊急であればデスクトップへ、そうでなければカレンダーに予定として書きとめ、階層別保存へ
 
5.残りのファイル
⇒ 階層別保存へ
 
 
 
基本的には階層別保存へと向かいます。
(名前がカッコつけてますが、普通の保存方法です。)
 
 
例外が緊急のもので、これはデスクトップに置いても問題ありません。
 
優先度が高いですから、すぐにアクセスできる必要がありますから。
 
ですが、このデスクトップに置く方法も、また後ほど説明しますが、基本的にはショートカットで済ませるべきです。
 
 
 
 
また、残りのファイルをその他フォルダで保存とかはよくやりがちですが、必要になったときの最終手段くらいにとどめておくといいですよ。これについても後ほど。
 
 
 
階層数は増やしすぎない
効率よく目的のファイルにたどり着くことが整理の目的でしたよね?
 
なので、フォルダを階層別にするとしても、その階層数は増やしすぎてもいけません。
 
参照することが多いフォルダなどに関しては、10秒以内、4クリック以内でたどり着けるようなくらいの階層数だと理想的ですね。
 
それに階層が多いと、どこになにがあるのかというルールがその分増えるということですから、そのルールを覚えるのが大変になります。
 
 
階層は漏れなく・ダブりなく
階層構造のフォルダでは、漏れなく・ダブりなくというのが重要です。
 
これはMECEという考え方で、コンサルタントはみな知っている考え方です。
 
どのように分けるのかは、自分で決めることにはなりますが、何を基準に分類するかは非常に大切です。
 
大きく分かれる基準としては、時期で分けるのか、種類で分けるのか、という点です。
 
これは僕の持論ですが、古いものを一括でまとめることがある場合は時期(年ごと)に分けるのがよいと思います。
 
なので、作業中フォルダ保管フォルダで分けるのがよさそうです。
 
 
あとよくやりがちなのが、その他フォルダです。
 
その他フォルダは、なるべく作らないようにした方がよいです。
安易にその他フォルダを作ってしまうと、その他フォルダの中にその他フォルダができたり、とにかくその他フォルダがいたるところに乱立してしまいます。
 
まぁ、これ僕なんですけれども。笑
 
 
 
ファイル名は日付管理
ファイル名は基本的に日付で管理した方がいいです。
フォルダは種類ごとに分けた方が見つけやすいんですけれど、フォルダ内のファイルに関しては時系列の方がよいです。
 
関連したファイルがたくさん集まる場所なので、その中で整理するには時系列が適しています。
 
具体例としては、議事録です。
会議の議事録などは、種類としてまとまったフォルダに入りそうですよね。
その中でも順番をつけるのであれば、時系列で整理した方が見やすくなります。
 
僕の場合ですが、
(日付)_(内容)@(場所)
こんな感じにしていることが多いです。
 
例えば
20190123_議事録@渋谷
みたいな感じです。
 
 
もしもバージョンとかがあるのであれば、ファイルの一番最後に数字でVer.1とかつけておくと見やすくなります。
 
 
バックアップは3つあると安心
もはやデスクトップの整理からは話が反れているんですが、笑
 
フォルダ分けとかに関わらず、バックアップはクラウドローカル(デスクトップ)、外付け(USBなど)の3つに保存すると安心できます。
 
クラウド基準でファイルは管理で問題ないです。
ただ、定期的にデスクトップにバックアップを保存する方が安心できます。
 
さらに、USBなどの外付けメモリに保存するとなおよいです。
 
クラウドだけだと、ウイルス感染などで失う可能性があるので、自分のパソコンと、パソコン関係なく保管できる外付けメモリにもバックアップをしておくことで、万が一の場合に対するリスク管理ができます。
 
 
定期的にメンテナンス
フォルダの分類基準などに関しては、定期的にメンテナンスするようにしましょう。
 
定期的の頻度に関しては、仕事などのキリがいい時期を基準にすればよいと思います。
 
ある程度時期が経過すると、ファイルが溜まってきて、フォルダ内でさらに分類できるようになったりします。
 
もしも分類した方がファイルを見つけやすいと思ったのであれば、その時が分類する時ですよ!
 
もちろん分けすぎるのもよくはないのですが、分けたくなるような時は、現状だと管理しにくいという黄色信号が点いている時が多いです。
 
なので、積極的に分類してみましょう!
 
 
デスクトップにはショートカット集を多用する
結論ですが、デスクトップにはフォルダのショートカットだけを置くのがよいです。
 
なぜかというと、すぐに特定のフォルダにアクセスできるというのはもちろんのこと、すぐに分類することもできるからです。
 
あまりにもショートカットが多いのもスマートなデスクトップにはならないので、まぁほどほどにしましょう。笑
 
 
 
 

まとめ

いかがでしたか?
 
基本的には、デスクトップを綺麗にする方法というよりかは、ファイルの整理方法になってしまいましたが、
 
とにかく、なぜデスクトップを整理する必要があるのかを忘れないようにしましょう。
 
効率よく、
正確に、
探したいものを見つけられる
 
そんなデスクトップを目指してください!
 
それでは!