情報、知識、知恵。この違いとは？
どーも！青空コーヒーです！
みなさんは、博識な方ですか？
博識といっても、まぁいろいろ定義が分かれそうですよね。
僕も、頭がいいってなんだろう？ってよく考えたりします。
中でも、情報、知識、知恵という3つの言葉は、頭がいいということを別々に定義してくれるかなと思っています。
なので、今回はこの3つの言葉の違いについてまとめてみようと思います。
テーマは、
「情報、知識、知恵。この違いとは？」
です！
目次
情報とは
まずは情報についてです。
定義から一応確認してみましょう。
デジタル大辞泉より
１ ある物事の内容や事情についての知らせ。インフォメーション。「事件についての情報を得る」「情報を流す」「情報を交換する」「情報がもれる」「極秘情報」２ 文字・数字などの記号やシンボルの媒体によって伝達され、受け手に状況に対する知識や適切な判断を生じさせるもの。「情報時代」３ 生体系が働くための指令や信号。神経系の神経情報、内分泌系のホルモン情報、遺伝情報など。
まぁ、そういう定義かな、ってところですよね。笑
でも、普段使っている情報という言葉は、どのような言葉でしょうか。
情報と似た言葉に、データがあります。
よく、情報は事実のリスト、とも言われるんですが、情報とは基本的に事実に対して意味を持ちます。
なので、データを整理・処理されたものが情報と言われ、データから得られた事実が意味を持ちます。
知識とは
続いて、知識です。
また定義を確認しましょう。
デジタル大辞泉より
１ 知ること。認識・理解すること。また、ある事柄などについて、知っている内容。「日々新しい―を得る」「―をひけらかす」「予備―」２ 考える働き。知恵。「―が発達する」３ （多く「智識」と書く）仏語。㋐仏法を説いて導く指導者。善知識。㋑堂塔や仏像などの建立に金品を寄進すること。また、その人や金品。知識物。㋒対象を外界に実在すると認める心の働き。４ 《knowledge／〈ドイツ〉Wissen》哲学で、確実な根拠に基づく認識。客観的認識。
2の定義で知恵と出ていますが、ここでは無視します。笑
ほとんどは、1の意味で用いられていますよね。
情報との大まかな違いは、情報はデータが整理されて意味を持つもの、知識は知っていること、となります。
そして明確な違いは2つあります。
情報は、誰にも属さない事実です。
しかし、知識は固有のものです。その人が知っているかどうか、ということが知識の特徴の1つです。
かっこよくいうと、内在化された情報が知識と言えます。
そしてもう1つの違いは、この内在化にも関わるのですが、他の情報なども合わせて分析され、理解されたものが知識となります。
知識というものは、実際の体験から得るものもあれば、教育などの理論的な形で得るものの2つあります。
たとえば、自転車の乗り方は、何回も乗ることで体に染み付いた、経験的な知識です。
そして、自転車がブレーキをかけて止まる摩擦などの知識は、理科の授業から得られるものです。
このように、様々な情報が経験や教育から内在化され、組み合わさって理解されると、自分の知識となります。
また、情報はすぐに手に入るものですが、知識にするには時間やお金などのコストがかかります。
何度も自転車に乗らないと自転車には乗れませんし、
何度も授業を受けないとテストで答えられませんよね。
こういう点でも、知識は情報よりも上位のものだと言えます。
知恵とは
最後に知恵です。
デジタル大辞泉より
１ 物事の道理を判断し処理していく心の働き。物事の筋道を立て、計画し、正しく処理していく能力。「―を借りる」「生活の―」
こっちでは、知識と同じとは言っていませんね。笑
先ほどの知識では、考える働き＝知恵としていました。
その点では確かに、この知恵という定義も「働き、能力」という言葉が用いられています。
そして気になる言葉がもう一つ、「処理」です。
知恵と似た言葉には、コツという言葉があります。
コツって、どんな時に使う言葉でしょうか。
料理のコツ、自転車に乗るコツ、洗い物のコツ
なにかの動作に対してコツという言葉が使われます。
つまり、「処理」に対する「能力」なんですね。
なにが言いたいかというと、情報や知識はインプットの言葉なのですが、知恵はアウトプットの言葉なのです。
まずは、外部環境に身をさらすことで、外部の情報を内在化した知識へと変化させます。
そして、その内在化されたものをもとに、特定の目的に対して知識を使うと、その知識が知恵へと昇華されます。
また、知恵は他人にとっての新しい情報になる可能性がある、ということがわかりますか？
情報、知識
この2つは、インプットのものなので、自分の立場としてはただ受けるだけです。
しかし知恵はアウトプットのものです。自分の中で理解して使えるようになる際に、知識に新たな付加価値がつく可能性が高くなります。
そうすると、この知恵が他人に知れた場合、その付加価値の分だけ、他人にとっては新鮮に感じられるため、新たな情報となるのです。
ネット社会で重要なこと
さて、ここからは持論です。
最初に言いました、博識という言葉。
デジタル大辞泉より
［名・形動］ひろく知識があること。また、そのさま。博学多識。「博識な（の）人」
博識とは、つまり知識があることです。
インプット量がすごくて、それを内在化している量もすごいのが、博識です。
では、これも僕が最初に言った疑問なのですが、
頭がいいって、博識ということなんでしょうか？
僕の答えは、今はそうとは限らない、と思っています。
昔は知識をたくさん持っている博識な方が頼られるような時代でした。
しかし今はネット社会です。
誰でもいつでもどこからでも、簡単に情報を手にすることができるようになりました。
莫大な情報量が、1秒で数万生まれるような世界です。
なので、情報に関する頭がいいとは、「必要な情報にすぐにアクセスできること」だと思います。
莫大な情報のなかから、自分が関わる特定の情報に効率よくアクセスできる力は、いまの世界ではとても重要です。
その情報の信ぴょう性を含めて、確実な情報をつかむことができる力は、とても重宝される能力であり、僕はこれは頭がいいと言えると思っています。
そして知識に関しては、たしかに博識というのは頭がいいと言えると思います。
しかし、ただ知識を持っているだけでは、やはりいまの時代はAIのビッグデータには負けてしまいます。
なので重要なのは、僕は2つあると考えており、「ニッチな分野の博識であること」、そして「クロスオーバーでの博識であること」だと思っています。
ニッチな分野での博識とは、特定の超マニアックな世界での博識という意味です。
事実として、いまは「マツコの知らない世界」「グレイトジャーニー」など、とてもマニアックな方が注目される世界となっています。
これは、ネット社会によって誰でも表に情報発信ができるようになったため、多様性が認められるようになってきたためです。
そのため、ニッチなマニアの博識ということが価値あるものとして考えられるようになってきました。
だって、その人しか知らないのですから。オンリーワンであれば、やはり価値はあります。
そして、クロスオーバーでの博識。これは、複数の分野にわたって博識であるということです。
たとえば、栄養学についてとても詳しくて、かつ法律にも詳しいとなると、食品加工業などのメーカーからはとても重宝されるコンサルタントになれますよね。
また、気象に関してとても詳しく、かつスポーツにも詳しいとなると、トレーニング環境などのアドバイザーになれるかもしれません。
つまり、複数の分野が交差する部分において、とても重宝される人材となることができるのです。
複数の分野で博識なのですから、そもそもの処理能力が高いと思いますし、頭はそもそもいいと思います。
しかし、多分野にわたりながら知識をまとめることができているのが、より頭がいいと思います。
関連性を見出して、そこから新たな知恵を生み出せる可能性が非常に高くなります。
そして、知恵のある人。
これが今の時代では一番必要な能力であり、必要な人だと思います。
ただ情報を集めて、それを自分の中で蓄えるだけだと、自分の中で終わってしまいます。インプットは自分のものになるのがゴールですから。
しかし、自分の中にあるものをアウトプットすることで、他人にとっての新たなインプットになることができます。
こうして「新しい情報を生み出す」という意味で、知恵がある人は頭がいいと言えるのではないでしょうか。
情報処理能力があるのはもちろんのこと、それをある目的に対して的確に応用させることができるのは、とても頭がいいと思います。
しかも現代は、ネットによって誰でもアウトプットが簡単にできます。
実際、僕もこうしてアウトプットして知恵にしようとしてるのですから。
インフルエンサーと呼ばれるのも、本当に最近ですが、やはり個人の情報発信力が容易にできるようになったために生まれてきました。
なのでこの時代は、やはり自ら情報を発信できる人が求められ、社会的にも強くなります。
ここで大切なのが、その知恵に間違いがないこと、そして誰も傷つけないことです。
いまは誰でも情報発信できるということは、批判も容易に発信できるということです。
炎上騒ぎも、昔と比べたらとても多くなりましたよね。
簡単に個人がつながることができるようになったからこそ、こうした批判もすぐに相手に届けることができるようになりました。
だからこそ、その知恵をアウトプットした際に、それをインプットするであろう人が困ったり怒ったりしないようにしなければいけません。
まとめ
いかがでしたか？
とにかく重要なのは、情報も、知識も、知恵も、どれも大切ですが、それぞれの段階において重要なことがあります。
いま自分がどの段階にいるのかを認識して、その段階でできる最大限の取り組みをするのが、大切なのではないでしょうか。
僕が情報発信しているのは、自分が再びわからなくなったときに、戻るべきところを作るためです。
また立ち止まったりしたとき、わからなくなったときに、ここに戻れば答えが見つかる、そういう場所にしようと思っています。
無理矢理にでも知恵にすることで、もし忘れてしまったとしてもすぐに情報にアクセスできる。それが僕の目的です
みなさんは、どんな頭のいい人になりたいですか？
それでは！
コルチゾールとは？ 〜過剰は毒になるストレスホルモン〜
どーも！青空コーヒーです！
みなさんは、ストレスにうまく対処できていますか？
最近はストレス社会ですよね。
当たり前のように、ストレス対策用のチョコレートが売られていたり、そういうサプリメントもよく売られています。
でも、まずは自分の体の中でどういうことが起こっているのかを知って、できる限りの努力をしてみるべきだとは思います。
そこで、今回はストレスホルモンと言われるコルチゾールに着目して、どのようにストレスに対策していけばいいかを考えていこうと思います！
テーマは、
「コルチゾールとは？ 〜過剰は毒になるストレスホルモン〜」
です！
目次
コルチゾールとは？
まずはコルチゾールの説明から。
コルチゾールは、副腎皮質と呼ばれる場所から分泌されるホルモンです。
糖質ステロイドや糖質コルチコイドの一種です。
まぁなんのこっちゃって感じですよね。笑
重要なのはここから。
コルチゾールは、ストレスを受けた時に分泌量が増加します。
このことから、ストレスホルモンと呼ばれています。
このストレスホルモンという名前だけでは、悪いイメージになってしまうかもしれません。
ですが、薬のようなイメージでいてください。
適量であれば健康にいい、でも過剰だと毒になる。
そういうホルモンなんです。
なので、まずは正常の場合のコルチゾールの特徴についてまとめます。
まず、コルチゾールは朝が最も分泌量が多く、夜に少なくなります。
朝というのは、起床30~60分後にMaxに達するそうです。
（朝勃ちのようなイメージでいいと思います。笑）
これは、起床後にたくさんエネルギーを消費して動けるようにするために、このような機能があるそうです。
ちなみに、起床時コルチゾール反応（CAR）というそうです。
この機能によって、1日の活動リズムが整えられます。
また、コルチゾールには炎症抑制の機能もあります。
インスリンは、よく糖尿病と一緒に聞くワードだと思います。
インスリンの影響を緩和させることで、血糖値が上下せずに安定します。そのため、脂肪をエネルギーに使うようになります。
あとは、肝臓で糖を作ったり、脂肪分解を促進したり、タンパク質の代謝であったり。
このように、コルチゾールは生体にとって必要不可欠のホルモンなんです。
過剰分泌されると？
問題はここから。
適量であれば、先ほど言ったように、非常にいい機能を果たしてくれるコルチゾール。
しかし、過剰に分泌されることで、様々な問題を引き起こします。
慢性的なストレスによる闘争・逃走反応
コルチゾールは、通常は朝に高く、夜に低くなるホルモンです。
しかし、ストレスを受けると分泌されるホルモンでもあります。
つまり、慢性的なストレスを受けると、過剰にコルチゾールが分泌され、闘争・逃走反応につながってしまうのです。
ストレスホルモンには、アドレナリンもよく知られていると思います。
アドレナリンは、副腎髄質という別の部分から分泌されます。
コルチゾールは副腎皮質です。
これらのストレスホルモンは、ストレス＝危険という信号を送り、危険に闘争するか逃走するかという方針を出します。
闘争にしても、逃走にしても、その一瞬にエネルギーを使う必要がありますよね？
なので、血圧を上げて、筋肉を一瞬で動かせるように体をコントロールしてしまうんです。
脳や筋肉に糖を送ることで、いつでも全力が出せるように、臨戦態勢を整えます。
これが闘争・逃走反応です。
しかし、それは原始時代に必要だった機能。
現代のストレスに対して同様に反応してしまうと、いつもストレスにさらされている以上、常に臨戦態勢に体がコントロールされてしまいます。
常にライオンから襲われるかもしれない、という状態に体が知らぬ間になっているんです。
こうすると、自律神経に支障をきたします。
免疫機能の低下
コルチゾールには、体内の免疫機能を緩和するという機能があります。
これが抗炎症につながるんです。
でも過剰になってしまうと、ウイルスや細菌に感染しやすくなるそうです。
まぁ普通に考えれば、活動リズム崩れているということは、健康ではありませんよね。
生活リズムの乱れが、免疫機能の低下につながる、といういたって単純な話です。
ニキビができやすくなる
そして、コルチゾールが過剰分泌されると、男性ホルモンの分泌も増えるそうです。
（あれ？朝勃ちにつながってしまった…？！笑）
男性ホルモンが分泌されると、皮脂ができやすくなります。
その結果、ニキビができやすくなるんです。
逆に、成長ホルモンに関しては抑制されてしまうため、肌の新陳代謝が悪くなります。
まぁこれも、不健康ならそうなりそうだよな、って感じですよね。
コルチゾールを正常に保つためには？
では、コルチゾールを過剰分泌させず、正常に保つためにはどうすればよいのでしょうか。
ストレスを取り除く
答えは簡単です。
過剰分泌の原因である、ストレスを避ければいいんです。
できる限り、ストレスフリーになるように環境を整える必要があります。
これは、自分からいまの環境を変えていくしかありません。
じっとしているだけでは、ストレスは積み重なってしまうだけです。
しっかりと行動に移していきましょう。
ストレスを解消する
ただ、すべてのストレスから逃れることはできないですよね？
人には、ある程度のストレスなら許容できる力があります。
そして、ストレスを解消する方法がたくさんあります。
溜まってしまったストレスは、しっかり解消していきましょう。
規則正しい生活習慣
当たり前ですが、やはり大事なのは規則正しい生活です。
自然の法則に従う方が、生物学的な機能に無理に争わずに済むため、人間らしい生活を送ることができます。
そのためには、朝に分泌量を多く、夜に少ないというコルチゾール本来のリズムで過ごす必要があります。
規則正しく過ごして、できる限りストレスは避け、適度に運動や趣味でストレス発散する。
コルチゾールをいい感じにするためには、当たり前が大切なんですね。
まとめ
いかがでしたか？
大事なことなので、もう一度。笑
規則正しく過ごして、できる限りストレスは避け、適度に運動や趣味でストレス発散する。
コルチゾールをいい感じにするためには、当たり前が大切なんですね。
それでは！
認知の歪みの10パターンとは？ 〜自分の偏った思考を知る〜
どーも！青空コーヒーです！
みなさんは、自分がずれているんじゃないか？と思ったことはありませんか？
一人だけ意見が違うとか、全然空気読めてないなとか、そう感じたことがないという人は、実はそんなに多くないと思います。
だって、人間はそれぞれに価値観や個性がありますから。違って当たり前です。
でも、あまりにも違ったりするのも困りますよね、社会で生きている以上、多少の共通思考は持つべきです。というか、理解するべきです。
なので、自分がどういう考えをしがちなのか、というのを理解するのはとても重要です。
今回はそんな自分の思考の偏りを気づくための、「認知の歪みの10パターン」というのを紹介しようと思います。
テーマは、
「認知の歪みの10パターンとは？ 〜自分の偏った思考を知る〜」
です！
目次
認知の歪みの10パターンとは
認知行動療法という分野の、特にセルフモニタリングという分野でよく使われるのが、この認知の歪みの10パターンです。
これから示す10パターンのうち、自分に当てはまりそうだと思う歪みパターンを知ることで、自分の思考の偏りに気づくことができます。
それでは、1つずつ紹介していきます。
簡単な例としては、よくテストが取り上げられているんですが、
もうちょっと具体的にするため、免許の試験（普通自動車免許学科試験）を例にします。笑
全か無か思考
1つ目は、全か無か思考（all or nothing thinking）です。
「試験に合格はしたけど、満点じゃないと意味がないし、今後も満点の安全運転をしないといけないよな〜。」
このような、極端すぎる完璧主義者がこの思考に当てはまります。
過剰な一般化
2つ目は、過剰な一般化（overgeneralization）です。
「またダメだった…。次もどうせダメなんだろうなぁ...」
たった一度の出来事を一般化しすぎて、同じことが当然起こると考えてしまう思考です。
絶対、全部、いつも、どうせ、
このような口癖が多いのがこの思考の持ち主です。
心のフィルター
3つ目は、心理的フィルター（mental filtar）です。
「ギリギリ合格だったな。なんでまた同じ問題をわからなくなってしまったんだろう。」
いい部分もあるはずなんですけど、それをまったく意識できなくなり、悪い部分ばかりに目がいってしまうのが、心のフィルターの持ち主です。
選択的抽出化とも呼ばれるそうです。
プラスの否定
4つ目は、プラスの否定（disqualifying the positive）です。
「今回の試験はよくできたから合格できたけど、偶然だったからもう一回受けたらダメだろうな。」
合格というプラスのことをそのまま受け入れられず、それを悪いこととして置き換えてしまうのがこの思考です。
マイナス思考と言えます。
先ほどの心のフィルターと若干似ているのですが、心のフィルターはいい部分じゃないところに注目してしまうもので、プラスの否定はいいことを悪いこととして置き換えてしまうものです。
結論への飛躍
5つ目は、結論への飛躍（jumping to conclusions）です。
「合格しなかった…。合格したとしても、運転して事故を起こしてしまうんだろうな...」
合格と事故の関連性はありません。
ですが、断片的な事実から先のことまで決めつけてしまうのがこの思考です。
物事であったり、他人の思いであったり、とにかく先読みしてしまいがちになります。
拡大解釈と過小評価
6つ目は、拡大解釈と過小評価（magnification and minimization）です。
「あと1点で不合格...もう全然ダメだな！！」
「合格したけど、まぁみんな受かってるし大したことないよな。」
悪いことに関して必要以上に大きく解釈してしまうのが拡大解釈、
いいことに関しては極端に小さく解釈してしまうのが過小評価です。
でもこれって不思議なんですよね。他人のことになると、いいことは必要以上に大きく盛り上げてしまったりするんです。
感情的決めつけ
7つ目は、感情的決めつけ（emotional reasoning）です。
「また不合格かよ、ほんとムカつくわ、もう運転なんかしなくていいし！」
感情をもとに様々な物事を決めつけてしまうのがこの思考です。
すべき思考
8つ目は、すべき思考（should statements）です。
「合格したけど、この学科試験は満点じゃないといけないのに...」
自分での基準が当然であり、「〜すべき」という考え方をするのがこの思考です。
ラベリング
9つ目は、ラベリング（labeling and mislabeling）です。
「あいつ合格しなかったの！？絶対事故るじゃんｗｗ」
これは自分にも他人にも当てはまるのですが、勝手なイメージを当てはめ、固定化してしまうのがこの思考です。
過剰な一般化と少し似ていますね。
個人化
最後10つ目は、個人化（personalization）です。
「また不合格…よくわからない問題も多かったし、くしゃみうるさくて集中できなかったけど、でも全部自分のせいだ。」
物事の責任を、責任がないものも含めて自分にあると考えてしまう、必要以上に責任を感じてしまうのがこの思考です。
逆に、必要以上に自分に責任がないとしてしまうのが、責任転嫁に当てはまります。
日本人としての歪み
また、ここでは日本人が持ちがちな認知の歪みについてもまとめておきます。
協調的
やはり協調的というのが日本人の特徴ではないでしょうか。
KYという言葉も流行ったほど、日本人は調和を重視します。
欧米ではよくあるアイスブレイクなどのユーモアも、日本ではあまり受け入れられません。
いい意味では、チームプレーが得意という捉え方もできます。
しかし、相手に気に入ってもらって、信用されることが大事、という意識が日本の営業マンには浸透しています。
慎重
また、日本人は概して慎重な人が多いです。
いろんな意見を言うにしても、率直すぎる態度はよくないとされています。
よくありますよね、大学で教授が質問ある人？と聞く場面。
欧米では、皆が手を上げるくらいには積極的にいろんなことを聞くのですが、日本では手をあげる人は少ないです。
また、意思決定に関しては特に苦手なのが日本人です。
先ほどのチームプレーとも関連するのですが、皆で何度も話し合って合意を重ねていくことで、やっと意思決定にたどり着くというのが日本人です。
最近では、ジャニーズの嵐の解散なんか典型的ですよね。
なんども話し合って、みんなの意見の終着点を探した、というのは日本人的な発想です。
海外では、One direction、Fifth harmonyなどは、一人のメンバーがさっといなくなったりしています。国民性が顕著に表れているんではないでしょうか。
まとめ
いかがでしたか？
僕はそうですね、心のフィルターですかね。
笑い話を人の揚げ足をとることで作ってしまうこともよくあります。
なので、人のいいところをもっと注目していきたいなと思っている今日この頃です！笑
みなさんも、自分の思考の歪みに気づいて、よりよい方向へと変化できるといいですね！
それでは！
デスクトップを綺麗にする方法
どーも！青空コーヒーです！
みなさんは、綺麗にPCのデスクトップを整理できていますか？
学校でもビジネスでも、やはりパソコン作業が増えている現代社会。
綺麗なデスクトップで心地よく作業したいですよね！
今回は、デスクトップのまとめ方についてです。
テーマは、
「デスクトップを綺麗にする方法」
です！
目次
なぜデスクトップを綺麗にすべき？
そもそも論ですが、決して誰もがデスクトップを綺麗にする必要はありません。
それは、人それぞれやり方があるからてす。
しかし、僕もいろんな人を見てきましたが、デスクトップが綺麗な人は概して仕事ができる人でした。
なぜ綺麗なデスクトップだと仕事ができるのか。
僕が考えるには、
効率よく、
正確に、
探したいものを見つけられるから、
というのが理由かなと思います。
だって、デスクトップが綺麗なら、おそらく別のところで整理していますし、
整理されているなら、だいたいどこに何があるかというのもわかるんですよね。
デスクトップがファイルでごちゃごちゃしてるのに、まとめているフォルダはめちゃくちゃ綺麗、って人は少ないかなと思います。
それができるなら苦労していないと思いますしね。
もちろん例外として、スーパー天才な人で、デスクトップに全てのファイルがあっても、どこに何があるかわかる人はいます。
決してゴミ屋敷に住んでいるのではなく、効率よくするためにあえて部屋を散らかしている感じです。笑
ですがそんなスーパー天才な方を除いた僕みたいな平凡な人は、デスクトップは綺麗にした方がいいと思います。
他人からの見た目的な部分もありますけどね笑
デスクトップにおける原則
まず、デスクトップには原則があります。
それは、ファイルをデスクトップ上に保存しないことです。
大量のファイルをデスクトップに置いてしまうからこそ、わけがわからなくなるんですよね。
なので、その対策としての前提が、ファイルをデスクトップに置かないことなんです。
じゃあどこに保存すればいいの？ということに関しては、簡単です。
自分のフォルダに保存すればいいのです！
表にはとりあえずファイルを見せなくすればいいのです！
これで他人がデスクトップを見る目は気にしなくて済む！笑
...もちろん、なにも解決してません。笑
ここからは、どうやって効率よく正確に、どこになにがあるのかを把握する方法をまとめていきます。
フォルダの整理方法
それでは、ここからはフォルダのまとめ方についてです。
フォルダはすべてinboxフォルダにぶち込む
まず、すべてデータファイルはデスクトップではなく、inboxと呼ばれるフォルダを作り、その中に入れましょう。
このGTDと言われる方法については、別記事に今後まとめます。
とりあえずこのinboxフォルダに入れて、ここを原理原則に従って分類していく。これがinbox方式と呼ばれるものです。
簡単に書くと、
-
行動を起こす必要があるかどうか、実行可能か
-
すぐにできるか
-
他の人に任せるべきか
-
特定の日にやるべきか
という感じで分類していくのが、GTDと言われる手法です。タスクの整理をするときによく使われる手法です。
このタスクを、パソコンのデータファイルに置き換えるのであれば、こんな感じになります。
1.今後このファイルを参照することがあるか、保存しておべきファイルか
⇒ いらない場合はゴミ箱へ
2.3分以内で処理できるファイルか
⇒ すぐ終わるなら終わらせて、階層別保存へ
3.誰かに渡すべきファイルか
⇒ 渡すべきファイルなら、すぐに渡して、階層別保存へ
4.特定の期日に処理するべきファイルか
⇒ 緊急であればデスクトップへ、そうでなければカレンダーに予定として書きとめ、階層別保存へ
5.残りのファイル
⇒ 階層別保存へ
基本的には階層別保存へと向かいます。
（名前がカッコつけてますが、普通の保存方法です。）
例外が緊急のもので、これはデスクトップに置いても問題ありません。
優先度が高いですから、すぐにアクセスできる必要がありますから。
ですが、このデスクトップに置く方法も、また後ほど説明しますが、基本的にはショートカットで済ませるべきです。
また、残りのファイルをその他フォルダで保存とかはよくやりがちですが、必要になったときの最終手段くらいにとどめておくといいですよ。これについても後ほど。
階層数は増やしすぎない
効率よく目的のファイルにたどり着くことが整理の目的でしたよね？
なので、フォルダを階層別にするとしても、その階層数は増やしすぎてもいけません。
参照することが多いフォルダなどに関しては、10秒以内、4クリック以内でたどり着けるようなくらいの階層数だと理想的ですね。
それに階層が多いと、どこになにがあるのかというルールがその分増えるということですから、そのルールを覚えるのが大変になります。
階層は漏れなく・ダブりなく
階層構造のフォルダでは、漏れなく・ダブりなくというのが重要です。
どのように分けるのかは、自分で決めることにはなりますが、何を基準に分類するかは非常に大切です。
大きく分かれる基準としては、時期で分けるのか、種類で分けるのか、という点です。
これは僕の持論ですが、古いものを一括でまとめることがある場合は時期（年ごと）に分けるのがよいと思います。
なので、作業中フォルダと保管フォルダで分けるのがよさそうです。
あとよくやりがちなのが、その他フォルダです。
その他フォルダは、なるべく作らないようにした方がよいです。
安易にその他フォルダを作ってしまうと、その他フォルダの中にその他フォルダができたり、とにかくその他フォルダがいたるところに乱立してしまいます。
まぁ、これ僕なんですけれども。笑
ファイル名は日付管理
ファイル名は基本的に日付で管理した方がいいです。
フォルダは種類ごとに分けた方が見つけやすいんですけれど、フォルダ内のファイルに関しては時系列の方がよいです。
関連したファイルがたくさん集まる場所なので、その中で整理するには時系列が適しています。
具体例としては、議事録です。
会議の議事録などは、種類としてまとまったフォルダに入りそうですよね。
その中でも順番をつけるのであれば、時系列で整理した方が見やすくなります。
僕の場合ですが、
（日付）_（内容）＠（場所）
こんな感じにしていることが多いです。
例えば
20190123_議事録＠渋谷
みたいな感じです。
もしもバージョンとかがあるのであれば、ファイルの一番最後に数字でVer.1とかつけておくと見やすくなります。
バックアップは3つあると安心
もはやデスクトップの整理からは話が反れているんですが、笑
クラウド基準でファイルは管理で問題ないです。
ただ、定期的にデスクトップにバックアップを保存する方が安心できます。
さらに、USBなどの外付けメモリに保存するとなおよいです。
定期的にメンテナンス
フォルダの分類基準などに関しては、定期的にメンテナンスするようにしましょう。
定期的の頻度に関しては、仕事などのキリがいい時期を基準にすればよいと思います。
ある程度時期が経過すると、ファイルが溜まってきて、フォルダ内でさらに分類できるようになったりします。
もしも分類した方がファイルを見つけやすいと思ったのであれば、その時が分類する時ですよ！
もちろん分けすぎるのもよくはないのですが、分けたくなるような時は、現状だと管理しにくいという黄色信号が点いている時が多いです。
なので、積極的に分類してみましょう！
デスクトップにはショートカット集を多用する
結論ですが、デスクトップにはフォルダのショートカットだけを置くのがよいです。
なぜかというと、すぐに特定のフォルダにアクセスできるというのはもちろんのこと、すぐに分類することもできるからです。
あまりにもショートカットが多いのもスマートなデスクトップにはならないので、まぁほどほどにしましょう。笑
まとめ
いかがでしたか？
基本的には、デスクトップを綺麗にする方法というよりかは、ファイルの整理方法になってしまいましたが、
とにかく、なぜデスクトップを整理する必要があるのかを忘れないようにしましょう。
効率よく、
正確に、
探したいものを見つけられる、
そんなデスクトップを目指してください！
それでは！
モラトリアムとは？ 〜日本でのモラトリアムは、ただの現実逃避〜
どーも！青空コーヒーです！
みなさんは、自分探しの旅の途中ですか？
僕は、そうですね。自分探し中です。
このブログも、自分がわからなくなった自分のために、自分を理解するためのブログとしていますからね。
今回はこのモラトリアムについて考えていこうと思います。
テーマは、
「モラトリアムとは？ 〜日本のモラトリアムは、ただの現実逃避〜」
です！
目次
モラトリアムとは？
まずは語源からです。
モラトリアムという言葉は、ラテン語で遅延を意味する「mora」、その動詞の「morari」から来ているようです。
なので、根源は「遅れ」という意味で、これは現在のモラトリアムにも通じます。
もともとは法律で使われる用語だったモラトリアム。
「戦争や天災などの非常時に金融機関で生じる混乱を防ぐため、政府が債務債権の決算を一時的に停止、猶予する期間を与えること」
だそうです。すみません出典忘れちゃいましたが引用です。
まぁつまりは、カッコよくいうと猶予期間が最適な言葉です。
この猶予期間という言葉を心理的に用いたのが、心理社会的モラトリアムと呼ばれるもので、一般的なモラトリアムはこちらです。
簡単にまとめると、大人になる前の必須でかつ社会から許容された猶予期間といえばよろしいでしょうか。
大人になる前、というのが重要で、やはり高校生や大学生などに適用される言葉だと思います。
社会人として旅立つ前に、自分の人生や生き甲斐、働くことの意義を求めて、それを見つけるという準備期間という感じです。
でもその一方で、自分というものを確立できずに、無気力になり、だんだんと自分の人生に無責任・無関心になる、という消極的な期間でもあります。
「何者」という本もしくは映画は、かなりヒットしましたよね。
就活生に焦点を当てて、モラトリアムについて見事に描かれた作品です。
この何者においても、明確な答えというのはありません。
モラトリアムの時期に自分が何者かという答えは見つけられないからです。
あくまでも、準備期間というのがミソです。
とにかく、アイデンティティの形成という意味で、モラトリアムは非常に大切な期間なのです。
気になる方は、見てみる価値は十分にあると思います。
モラトリアムの特徴
それでは、モラトリアムにある人の具体的な特徴を3つの無でまとめてみます。
無気力
まずは無気力状態。
最初は、誰でもやる気はあるんです。
希望に満ち満ち溢れた、明るい未来を想像しています。
しかし、時間が経つにつれて、現実という壁が目の前に立ちはだかります。
こうして、希望が絶望に変わり、やる気が削がれ、無気力になってきます。
なので、無気力がモラトリアムの第一段階です。
無気力になると、自分の中からも、外からの刺激にも、なににも反応しなくなります。
そして、ひどくなると鬱状態になります。
無関心
無気力になり、やる気がなくなると、いろんなことに無関心になります。
興味をもったところで、
どーせ俺なんて、
私には無理だよ、
という状態になるため、興味という内から外への動機がまったくなくなります。
そうなると、自分という現状のぬるま湯状態に甘んじるようになります。
これでは、新しいことが舞い込んでこなくなります。
でも、本当はこのままじゃダメだ！と思っている理性的な自分がいるのも事実です。
なので、無関心であることを不安に思うようになってきます。
特に友人関係とか、社会に適合するという点で不安になる気持ちが大きくなります。
そこで出てくるのが、自己防衛としての無責任です。
無責任
僕のブログの中ではよく、現実逃避の結果として無責任、という流れがあります。
このモラトリアムも、まさにそんな感じです。
現実の壁にぶち当たると、なんとなく鬱になり、興味がなくなり、でもこのままだとダメだと思うようになります。
そうなると、自分はこんなんじゃない、という自己正当化をすることで、理性を納得させようとします。
ありのままの自分を認めることができず、
まだ本気を出していないだけだ
本当はもっとできる
周りがいけないんだ
と責任転嫁するようになります。
あらゆることに対して当事者意識が薄れ、周囲から信用がなくなるために友好関係が気づけなくなり、だんだんと孤立していきます。
もちろん、現在はネット社会なので、社会に出なくてもある程度生きていくことはできます。
ネットであれば、ある程度価値観が合う人も簡単に見つけることができるので、そういう狭い社会があるから自分は大丈夫、と現状を正当化するようになります。
モラトリアムの変化
でもこのモラトリアムって、昔はあまり聞かなかった言葉だと思います。もともと法律用語ですし。
それがなぜこんなにもモラトリアムという言葉が使われるようになったのか、その時代背景を考えてみようと思います。
昔のモラトリアム
昔の社会人ってどんなイメージでしょうか。
僕は、飲みニケーション、スパルタ、とか、とにかく泥臭く上司の言うことを聞く、積極的なコミュニケーションというイメージです。
なんとなく、修行という言葉が適していそうです。
高度経済成長の中、まだそこまで科学技術が発展していない社会では、社会に通用する技術がものをいう世界でした。
そういう技術を継承することで初めて一人前になれる、
そのために修行は必要であり、
だから、修行こそは美徳である、
とされたのが昔の社会です。
昔は、一人前でないと大したお金ももらえず、社会から認められていないために、やりたいこともできない時代でした。
そのため、若者はいち早くこの半人前のモラトリアム期間を抜け出したいと思うようになります。
そのため、人一倍修行に励み、頑張って背伸びをして、古い価値観を継承しようとしてきたのです。
それが成功への一番の近道だったのですから、誰しも苦しみながらも、目標に対してギラギラしていたのです。
現代のモラトリアム
しかし現在はどうでしょうか。
大きく変わったのは、やはり科学技術です。
ネット社会になったことで、世界中の人といつでもどこからでもつながるようになったことで、働き方だけでなく様々なことが変わりました。
そんなネット社会では、スピードや効率がものをいう世界です。
必ずしも技術が必要というわけではならなくなってきました。
すぐに最新技術が変わってしまうこのご時世。
先代の技術やシステムを習得するだけでは、時代遅れとなってしまいます。
常に新しいこと、可能性を模索して、時代に即した価値観を自ら創り出していかないといけません。
そして、ネットによって若者にも様々な選択肢が与えられ、可能性が大きく広がってきました。
働き方も様々、暮らし方も様々。
そんな選択肢が有り余る社会です。
若者は決して怠けてモラトリアムを過ごしているわけではありません。
働くのが面倒くさいと思っている人もいることには間違いありませんが、だから社会に出るのを遅くしているというわけでもありません。
選択肢が多いからこそ、早い段階で自分が活躍できるフィールドを探さなければならなくなったのです。
自分が何者であり、
何が適しているのか、
自分はなぜ働きたいのか、
何を目指せば成功にたどり着くことができるのか、
ということをひたすら探している、いや、探さなければならなくなったのです。
つまり、現在のモラトリアムにおいての成功は、早くモラトリアムから脱出することではなく、モラトリアム期間を充実させることなのです。
これが、昔のモラトリアムを経験した人からは考えられず、この価値観の違いがジェネレーションギャップが生まれる原因になるのです。
モラトリアムは必要？
なんとなく、モラトリアムは悪いこと、というイメージがある人が多いと思います。
では、モラトリアムは必要なのでしょうか。
結論として僕は、モラトリアムという期間は必要だと思っています。
やはり先ほど言ったように、選択肢が多い社会ですから、自分のフィールドを選ばなければいけません。そのための準備期間は、やはり必要でしょう。
そして、昔と現代のモラトリアムで共通することもあると思っているからです。
それは、社会の中で自分という存在を確立させたいと思っていることです。
皆がやはり、自分が生きているという証を求めています。
マズローの欲求に関する理論がまさに的を射ているとは思います。
現代社会における一人前になるというゴールは、技術や能力、経験を身につけることではなく、社会の中で自分の存在意義を見つけて確立させることです。
誰しも自分の人生には納得したいですよね？
自分が納得できない人生なんて、やっぱり悲惨だと思いますよね。
そのため、アイデンティティの確立というのは、時間やお金よりも大事だという考え方も大きくなります。
悩んでいるということは恥ずかしいことではなく、学び直したり、新しい道を探すということも必要になります。
事実として、最も社会インフラが発達していると言われる北欧諸国では、高校を卒業してから一度働き、学びたいことを見つけてから大学に入学するという流れが主流になっています。
これができるのは、社会保障が充実しているために学費が安いからというのもありますが、
心理的モラトリアムはずっと続けてもいいという考え方があるからです。
自分が納得すれば早くモラトリアムから脱出してもいいし、でもいろんな可能性は考えるべき。
とにかく保障が充実しているので社会に適合するのが容易であるため、あとは心理的に自分自身に納得しているという充実感があればよいのです。
ですが、これは北欧での話。
日本はいまでも高学歴社会であり、決められた新卒入社に沿った学校教育、という昔の制度がいまだに残っています。
なので、北欧との大きな違いが、モラトリアムを自分で決められるかどうかという自由度にあります。
北欧では、充実した社会インフラによって自分で意思決定を早い段階ですることも可能ですし、遅くに意思決定しても社会に適合できないということはありません。
しかし日本では高学歴社会のために、よりよい大学に行くことでしか道は開かれません。
大学を卒業するタイミングが最も熟成された時期だとして、企業はそんな実を収穫するのです。
そのために学生も、企業に収穫される時期までは、精神的にも経済的にも、なにかに依存することができるのです。
こうして長引いたモラトリアムは、猶予期間という本来の意味を見失い、社会的な責任回避という意味になります。
もっといえば、北欧では主体性がなければ社会に適合することはできません。
しかし日本では、レールにさえ沿っていれば、受動的であっても社会に適合できるのです。
この受動的という部分が、自己という存在をかき消し、責任回避ということにつながるのです。
僕も昔、個別塾で働いていたことがあるのですが、よく生徒から聞かれました。
「なんで勉強しないといけないの？」
僕は答えます。
「いい大学に行かないと可能性が開かれない、そういう高学歴社会だからだよ」
生徒は答えます。
「え〜、でも大学って遊ぶために行くんじゃないの？」
たしかにと僕も思いました。
日本の大学は、入るのが困難ですが、出るのは簡単です。
しかし海外の大学は逆で、入るのはまだできますが、出るのがなによりも困難です。
ここにもやはり、主体性という言葉が関わってきます。
日本でもある意味では主体性はあるのかもしれません。
ですがそれは、学問的な教育ということではなく、サークル活動やバイトに対する主体性を指します。
しかし、それは目の前の快楽を得るためというのがほとんどです。北欧のような、本当の意味での社会経験ということからはかけ離れています。
このことを僕よりも7つ下の中学生から教えてもらったことは、いまでも忘れられません。
現実に甘んじている自分に気付かされた瞬間でした。
大学に入っておけば、あとはタイミングが来たら企業に入るだけだ、というのはやはり受動的です。
こうやって自分の人生を選択することを
仕方ないと先延ばしにして、
自分を正当化して、
自分を誤魔化し、
本当はやればできる、
でもいまは自分に自信がないから、
いまはこのままでいいや、
と現状維持バイアスがかかるのです。
なので僕は、主体性のある準備期間としてのモラトリアムはあるべきだとは思いますが、現実逃避という逃げのモラトリアムはよくないと思います。
モラトリアムからの脱出
なので僕も、逃げではなく、攻めのモラトリアムなら良いと思います。
しかしそんな人は少なく、現状に甘んじていて、先ほど言った3つの無に苛まれている人がほとんどだと思います。
それでは、そんな逃げのモラトリアムの特徴である、3つの無から脱出する方法を考えてみましょう。
できるだけいい大学に行く
書いているのも日本語なので、日本人向けではありますが、
やはり現段階としては、より良い大学に行くということが、モラトリアムから脱出するのにはいいのかもしれません。
なぜなら、学歴社会である日本はそんなに簡単に変わりませんし、そうであればいい大学の方が選択肢が確実に広がるからです。
いろんな可能性があるところに身を置く、というのがまずは優先度が高くなります。
主体的な経験をたくさんする
大学ではとにかく時間があります。
なので、自分がやりたいと思ったことにはとにかく挑戦しましょう。
自分には何が適しているのか、というのが最初からわかっている人はいません。
行動してみることで、それが自分に適しているのかがわかります。
とにかく可能性を広げるのが最優先です。
いろんなことに挑戦してみましょう。
その際に大切なことは、できないとわかっても落ち込まないこと。
これは自分には向いていなかったということがわかったのですから、消去法的に考えれば、自分には他のことが適しているということがわかったのです。
これで失敗する確率が減ったのですから、好意的にとらえましょう。
こうしてポジティブに挑戦していれば、無気力という第一段階のモラトリアムからは勝手に脱することができますよ。
自分を客観的に分析する
いろんなことに挑戦して可能性がわかってきたら、次は方針を決めなければなりません。
そのために、自分のことを誰よりも理解しなければいけません。
といっても、まぁ難しいですよね〜笑
自分のことがなによりもわからない人がほとんどだと思います。
僕もその一人です。
なので、自分を客観的に見るためには、他人の力を借りるのが一番です。
僕はブログという形で自分の現段階での考えをまとめておくことで、時間が経った時に客観的に自分を改めて確認しようと思っているので、こうして記事を思うままに書いています。
何に向いていると思うのか、ここがかなり重要です。
しかし、この決断ができずにずっと困っていると、だんだんと現実逃避という流れになってしまいます。
モラトリアムの期限を決める
なので、ここが重要です。
モラトリアムには、自分で期限を決めることが大切です。
僕も就活をしている時期は、まさにモラトリアムでしたが、そんな中である面接官に言われました。
「悩んでいい、でも期限は決めなさい」と。
おそらく、本当の意味での答えというのは見つけられません。
しかし、現段階での限られた情報の中での最適解、というのは見つけられるはずです。
それでいいんです。まずはその可能性を信じて、そこに一点集中してみるのが大切です。
それをしないと、いつまでたっても「自分は本当はできる」という理想だけにとらわれた人間になってしまうのです。
モラトリアムには主体性が必要です。
デッドライン効果と呼ばれるのですが、とにかく区切りをつけるのが大切です。
一度挑戦して、ダメならその可能性がわかった、それでいいじゃん
そういう考え方をできるようにしましょう。
ピンチはチャンス！ 危機こそが自分を決める
あと大切なのは、危機というピンチこそが自分を決めるチャンスだということです。
昔の研究で、人がアイデンティティを確立するきっかけには、病気や失恋、死などの危機が多いと報告されています。
危機というのは、自分の人生におけるターニングポイントです。
深く思慮するのがこのタイミングです。
なので、自分と積極的に向き合うことができるのです。
このタイミングを逃してはいけません。
自分と向き合い、十分に悩んで結論を出す、そうやって悩んだ分だけ充実感が強くなるからです。
長嶋一茂さんも言っていました、ある日ベッドで死を想像してから、限りあるんだからなんとかなるさ精神でやってみようと思うようになった、と。
人生には限りがあります。
モラトリアムはお金や時間よりも大切と言いましたが、時間には限りがあります。
なので、限られた時間の中で主体的に行動をしていくことが大切になります。
そんな限られた時間の中で危機が起こるというのは、とんでもなく恵まれた偶然です。
そのチャンスこそ、掴まなければなりません。
大変な時期でくじけてしまいそうになりますが、人間の力はすごいです。
苦しい時こそ自分と向き合ってみてください。
まとめ
いかがでしたか。
もともとは猶予期間という意味のモラトリアムです。
しかし日本では、無気力、無関心、無責任という現実逃避としてのモラトリアムという言葉になっているのが現状です。
その原因が高学歴社会という遅れた社会制度にはありますが、それを変えるのはできませんよね。
なので、そんな閉ざされた社会の中でも、自ら主体的に動くこと、それこそがモラトリアムから脱出する唯一の方法なのです。
なんとなくモラトリアムを過ごすのではなく、自分の可能性を積極的に探す、希望に満ち溢れたモラトリアムにしたいですね！
それでは！
会議を効率よくする方法 〜会議のための会議をやめよう！〜
どーも！青空コーヒーです！
みなさんは、会議を無駄だと思ったことはありませんか？
僕はしょっちゅう思います。笑
研究室の輪講も、せっかく全員集まってもやることはそんな大したことではないですし、
いまはインターネットが普及したスピード社会。
なによりも効率化を求められたりします。
先を越されては成果を奪われるビジネス社会です。
なので、どの会社もどんなサークルでも、会議の効率化をしたいとは思っています。
なのに、気付いた時には会議のための会議をしてしまったり...
一体どうすれば効率良い会議を行うことができるのでしょうか。
今回は会議の効率化について。
テーマは、
「会議を効率よくする方法 〜会議のための会議をやめよう！〜」
です！
目次
なぜ会議を行う？
まず、なぜ会議をしているのか考えましょう。
どんな会議も、会議をすればゴールではありませんよね。
会議の先に、きっと続きがあるはずです。
そして、その続きはどこにつながっているのでしょうか。
おそらく、「会議の参加者の確認・納得・判断のため」なのが最も近い会議の結果なのですが、
会議に参加はしていないが、会議の結果を聞く必要のある上司や同僚、承認者のためでもあります。
でも、彼らのための会議ではないですよね。
会社は利益を上げることが存在目的です。
ゴーイングコンサーンと呼ばれるやつです。
では、どうやって利益を上げるのか。
それは、お客さんに価値提供をすることで、その対価をもらうからです。
つまり！
全ての会議はお客様に通じる！
これは忘れがちですよね。
会議の効率化をしたい！というのが、手段の目的化になりすぎないように気をつけて、以後の記事は読むようにしてください。
無駄な会議とは？
それでは、いま行なっている無駄な会議とは、果たしてどんな会議のことなのでしょうか。
無駄な会議とは？というテーマで、自分なりにリストアップしてみました。
- 会議のための会議
- 会議のための資料作り
- だらだらと続く会議
- 話が脱線する会議
- 何も決まらない会議
- 偉い人だけが喋っている会議
- 目的がない会議
- 時間を守らない会議の
- 参加する必要のないメンバーがいる会議
- 資料が多い会議
- 会議場所が決まっていない会議
僕はまだ社会人ではありませんが、何をしに会社に行っている？というくらい会議ばかりという会社もあるそうですね。
もちろん、人との対話は大切です。コミュニケーションがビジネスの基本だとは僕も思います。
ですが、ビジネスを広げていく上では、ずっと止まっているわけにはいきませんよね。
もっと幅を広げていくためには、やはり効率化は避けては通れません。
会議の種類
会議の効率化を考える前に、まずはどんな会議の種類があるのか考えていきましょう。
僕個人の考えですが、おおよそ2つに会議の種類は分かれると考えます。
創発会議
創発会議とは、なにかを生み出すための会議です。
企画を考えたり、解決策を考えたり、データからなにが言えるかを考えたり。
創発会議の結論は、なにかを生み出すことです。
そのために、ある程度時間を確保して、十分にアイデアを発散させて対面で話す会議です。
サークルでよくやるのは、ブレストだったり、対策会議だったりでしょうか。
定型会議
定型会議は、連絡や報告、交渉、調整、意思決定を行うための会議です。
連絡や報告は、共有が目的で、
交渉・調整・意思決定は、判断が目的です。
アイデアを出すための会議とは一線を画します。
この創発会議と定型会議は、共通する部分も多いですが、効率化のステップとしては異なる部分もたくさんあります。
この2つを混ぜないようにすることが、非常に重要です。
いま行なっている会議は創発会議？定型会議？と確認することがスタートです。
効率良い会議を行うためには？
それでは、効率良い会議を行うためには、一体どうすればいいのでしょうか。
会議前、会議中、会議後に分けて考えていきましょう。
会議の必要性を考える
まずは、そもそもですが、会議をやる必要性があるのかということを考えましょう。
先ほども言いましたが、お客さんから利益をいただくことで会社は成り立ち、社員は給料をもらっています。
当然、会議をすること自体がお客さんからの利益に値するものでなければなりませんよね。
そして、人が集まることってけっこう大変ですよね。
労力も時間もかなり割きます。
その労働コスト、時間コストに値する会議でなければ、その会議はやる必要性はありません。個人での相談、メールで解決するくらいのレベルです。
わざわざ複数人、しかも時間と声を合わせて集まるぐらいの議題なのかどうか、それをまずはしっかり検討しましょう。
そうすることで、なぜ会議をするのか、という目的意識を明確に持つことができます。
議題は1日前にメンバーと共有する
必ず会議の議題は、1日前にはメンバーに共有しましょう。
最低でも1日前です、もっと早くても問題ないです。早すぎることはあんまり多くはないと思うので、そこは置いておきますね。
なぜ早めに共有するのかというと、参加メンバーに自身の意見を持ってきてもらうためです。
事前に議題に目を通すことで、参加メンバーは議題に対する意見や提案を考えることができます。
そして、会議の流れも把握しているので、会議の参加者全員が会議の目的にむけて効率的に動くことができます。
これは特に創発会議では必須ですが、定型会議でも重要な段階です。
定型会議には役職のある方が参加することが多くなります。そういう方はもちろん忙しく、同時に様々なことを考えていますから、効率を求めます。
そういう方にあらかじめ検討事項を伝えておくことで、定型会議もスムーズに進むようになります。
会議の場で検討と判断をさせるのではなく、会議前に検討してもらい、会議中に確認して判断という流れを作ると効率よくなります。
参加人数は必要最小限にする
これも重要です。
会議の参加人数は、必要最小限に絞りましょう。
例えば、企画会議にメンバー全員である20人が参加しているとします。
果たして、この会議は効率的に進むでしょうか？
おそらく否です。
というのは、全員が言いたいことを言える場ではなくなるからです。
ここには人間関係とかも入りますが、発言者がかなり絞られてしまうからです。
全員が意見を言わないのであれば、意見を言わない傍観者はなぜ会議に参加しているのでしょうか。
その人にとって、労働コストと時間コストに見合う会議なのでしょうか。
会議においては、1人でもそういう傍観者を出してはいけません。
会議の参加人数は最大でも8人に絞り、その人がいなくては会議の意味がないというレベルまで人の選定をしましょう。
会場準備を抜け目なくする
会議内容に直接は関係することの少ないことは、絶対に抜け目なくしましょう。
例としては、会議時間、会議場所、資料などです。
当たり前なんですけど、ここができてないとそもそもの信用度合が下がりますし、会議のモチベーションも低下してしまいます。
会議を準備する人は、細かいことではありますが、会場準備は抜け目なく行いましょう。
本音で対等な会議を行う
会議中の注意事項に移ります。
会議中は、本音で対等な会議を心がけましょう。
いや、これがすごい難しいんですけどね...笑
どうしても偉い人の意見が優先されがちです。
それは権限の問題もそうですが、単純に知識や経験値、勘も含まれた上での話です。
いろんな経験をしているからこそ責任ある立場にあるのが偉い人。
なので、大抵の場合は意見は正しいと思います。
しかしそれでは、他の人にとっては会議に参加する意味がありません。
会議に参加する以上、参加メンバー全員が会議に参加しなければいけない理由があります。
ただ上司の言葉に頷く人は、会議に参加する必要はありません。
会議に参加するのであれば、しっかりディスカッションを行わないといけません。
その際に、立場も経験値も関係ないです。
立場が低いからこそ、経験値がないからこそ、新しい角度から風を吹かせることができるかもしれません。それが会議に参加する理由かもしれません。
参加メンバーは全員が本音で対等な討論を行えるように、ファシリテーターは十分に配慮しなければいけません。
また、アイデアを匿名化するというのも有効な方法です。
なにがよいかと言うと、アイデアをメモとして発散することができるので、匿名化することができるという点です。
つまり、新人であっても優れたアイデアであれば発掘される確率がグンと上がります。
かなり対等な議論に最初から設定することができますよ。
どんなアイデアにも疑問を投げかける
なぜそのアイデアが浮かんだのか
どんなメリットやデメリットがあるのか
リスクマネジメントに問題はないのか
あとから、これじゃダメじゃん...となる前に、早いうちにいろいろと確認しておく方がいいです。
そのためには、なるべくデータに基づいた議論を心がけるとなおよいです。
会議時間は90分以内にする
人の集中力は90分までと言われることが多いですよね。
会議時間は、長くても90分を目安に設定するといいです。
どうしても今日じゃないといけないという場合もあるかとは思いますが、
基本的には設定時間を超えたら、次回に持ち越す方がいいですよ。
無理に長く会議をしたところで、アイデアというのはなかなか限られた時間の中では生まれないことが多いですから。
アクションプランを作成する
会議の終盤では、次回会議の議題に合わせて、アクションプランを設定しましょう。
次回会議の議題は、おそらくそんなに時間をかけずに決まるでしょう。
なので、アクションプランに時間をかけることが大切です。
アクションプランとは、誰が何をするかというのをまとめた全員のタスクリストという感じです。
かなり具体的に、誰がいつまでに何をするのか、というのを議事録にも書いてまとめてしまうのです。
こうすることで、指定された人は、指定されたタスクを、期日までに、こなさなければいけなくなります。
担当者としての義務が会議で発生したことになります。
タスクをうやむやにして、会議の後に担当者を決めるのとは、大違いです。
実際、僕のサークルでの実体験ですが、アクションプランを議事録に入れることで、誰が何をしているのかというのもすぐにわかりますし、確実にタスクをこなすことが多くなりました。
大切なのは、アクションプランをもとに進捗管理をする責任者がいるということです。
通常は会議の責任者と同じになることが多いですが、その責任者が全体のタスクや進捗を確実にチェックしていくことが重要です。
会議の反省を簡単にする
本当に短時間で構いません、必ずその会議の反省をその会議中にしてしまいましょう。
鉄は熱いうちに打て、もうまさにその通りです。
ですが、改善点ばかりあげても嫌な会議という印象になってしまいます。
なので、良かった点もみんなで共有して、さらによい会議にするためにはどうすればいいか、というのを簡単に意思共有するとよいです。
30秒でわかる議事録概要を作る
あとは議事録ですね。
まず、議事録は遅くとも2日以内に会議に参加していないメンバーにも共有するようにしましょう。
これはもちろん、早いに越したことはありません。
そして重要なのが、30秒でわかる議事録を作ること。
議題
結論
アクションプラン
次回会議議題
これだけなら、30秒くらいで読んで、その会議の概要を理解できそうですよね。
議事録の最初に、この4つだけがまとまったものを1ページで作ってみてください。
議事録を読む気にならない人も、これで読みたくないとは言えなくなるはずですよ。
その他の特徴的な会議のコツ
これらの他にも、たくさん会議のコツがありました。
資料やパワポは、内部報告のための資料作りですよね。
でも、それは会社にとって無駄だ、という考え方もあります。
もちろん、内部報告がおろそかにならない状況であるのが前提ですが。
また、定型会議と創発会議では、使う脳の働きが違います。
意思決定は朝に行い、記憶に関する部分が活発になる夕方は創発会議が適している、これは理にかなっているかもしれません。
さらに、上司が会議の中盤からいなくなることで、より対等な議論を行えるかもしれません。
上司には意思決定や方針修正のためだけに会議に参加してもらうのは、お互いにとっていい方法だと言えます。
まとめ
いかがでしたか？
日本では、まだまだ「会議＝定型会議」のように聞こえています。
定型会議をいかに業務連絡として、時間コストや労働コストを積極的に削減して、アイデアベースの会議に比重をかけることができるか。
これが日本企業の課題かなと思います。
もちろん企業規模は関係します。
ベンチャー企業であれば人数も少ないことが多いでしょうし、積極的にシステム変更して効率よく行うことができると思います。
ですが、人数が多くシステムきっちりしている大企業では、変えられないことも多いでしょうし、必然的に会議数も多くなってしまうかもしれません。
しかし、小さなチーム単位で効率化することはできるはずです。
思っているだけではなく、小さなことから実行してみてはいかがでしょうか。
それでは！
あけましておめでとうございます！
どーも！青空コーヒーです！
あけましておめでとうございます！（1週間遅れですが...笑）
11月8日が最後の更新だったので、もう2ヶ月更新していませんでした...
まぁ誰かのために書いているわけではなく、あくまでも自分の考えをまとめるために書いているブログです。
なので、自分のペースで好きな時に書こうと思っています。
いや、本当は書きたくてたまらなかったし、
書く時間がまったくなかったわけではないんです。
ただ、
活字から逃げたかった んです笑
いま僕は大学院の修士2年で、
・修士論文
・投稿論文（英語）
・学会論文
の3つを同時並行で進めている最中です。
とにかく、書いて、書いて、書きまくるというのが11月からでした。
活字ばかり見ていたので、あえて活字を自分から書くというブログとかは、ちょっとありえなかったんです...
しかし、入社予定の会社のイベントがあり、またいろいろ考えさせられることが多くなりました。
そして、先の3つの論文も終わりに差し掛かり、活字を逆に欲するようになってきました笑
僕が会社に入社したら、どれだけの時間をブログに割くかはわかりません。
けっこう仕事にどっぷりハマりそうなので、アウトプットよりもインプット重視の生活になるかもしれません。
なので、できる限り3月末までに自分の考えをまとめておきたいなと思っています。自分が道に迷っても、ここに戻ればまた立ち上がれるという場所を作るために。
まぁ書いてはいなかったんですけど、適度にブログは開いて自分の記事を読み返しつつ、一応という感じでアクセス数の確認をしていました。
すると、読者の方も増えていて、アクセス数も少し増えていました。
特になにもしていなかったので、SEO的にも下がっていると思っていたんですけど、そんなこともなかったんですね。
こんな自分のためだけに書いているブログなのに、わざわざ読者になってくださる方がいます。
なので、自分が思うよりももう少し書く頻度は今後あげていきたいなと思います。
でも、もしここまで読んでくださっていても、あんまり期待しないでください。笑
ほんと僕にとってこのブログは稼ぐためではないので、力はそんなに入れてないので笑
とりあえずはリハビリ感覚で、来週からは週1ペースで更新していこうと思います！
それでは！
